Mô tả nghiệp vụ
Khi đồng bộ dữ liệu bán hàng từ phần mềm bán hàng về kế toán, toàn bộ doanh thu sẽ treo công nợ trên đối tượng “thu ngân nhà hàng”. Tiền hàng thu về tương ứng với nhiều hình thức thanh toán khác nhau trên phần mềm bán hàng iPOS như Tiền mặt, quẹt thẻ ngân hàng, khách hàng nợ… Ngoài ra, có thể có các hình thức thanh toán khác như Voucher, thẻ trả trước, đặt cọc, …
Có 2 cách xử lý thu tiền của thu ngân như sau:
– Cách 1: Kế toán dựa trên thực tế phát sinh để tạo các phiếu hạch toán phù hợp
– Cách 2: Phần mềm dựa vào Bảng kê tổng hợp theo phương thức thanh toán của Thu ngântrên phần mềm bán hàng để tự sinh các phiếu hạch toán tương ứng
Video hướng dẫn
Hướng dẫn chi tiết
Để xử lý việc thu tiền của thu ngân trên phần mềm kế toán iPOS, thực hiện như sau:
Cách 1: Kế toán dựa trên thực tế phát sinh để tạo các phiếu hạch toán phù hợp
a. Thu tiền bán hàng bằng tiền mặt
Khi thu ngân nộp tiền mặt về quỹ, kế toán thực hiện hạch toán số tiền thu được thu ngân như sau:
Thao tác thực hiện: Vào “Nghiệp vụ → Kế toán tiền → Phiếu thu”, giao diện Phiếu thu sẽ xuất hiện như hình:
Điền đầy đủ các thông tin trong phiếu. Lưu ý khi thu tiền bán hàng, đối tượng thu tiền là đối tượng “Thu ngân nhà hàng”.
Kiểm tra báo cáo liên quan:
– 1.1 Sổ quỹ tiền mặt (Báo cáo → Sổ kế toán → 1.1 Sổ quỹ tiền mặt)
– So sánh với báo cáo bán hàng theo phương thức thanh toán trên POS, xem tổng tiền thu về theo phương thức thanh toán bằng tiền mặt, có khớp với số tiền thu ngân nộp về hay không
b. Thu tiền bán hàng bằng tiền gửi
Với các khoản thanh toán qua ngân hàng như visa, atm, master card…, thực hiện hạch toán tổng tiền quẹt thẻ 1 ngày như sau
Thao tác thực hiện: “Nghiệp vụ → Kế toán tiền → Báo có”, giao diện ghi nợ tiền gửi ngân hàng sẽ xuất hiện như hình:
Điền đầy đủ các thông tin trong phiếu. Lưu ý khi thu tiền bán hàng, đối tượng thu tiền là đối tượng “Thu ngân nhà hàng”.
Kiểm tra báo cáo liên quan:
– 1.3 Sổ ngân hàng (Báo cáo → Sổ kế toán → 1.3 Sổ ngân hàng)
– So sánh với báo cáo bán hàng theo phương thức thanh toán trên POS, xem tổng tiền thu về theo phương thức thanh toán bằng tiền gửi, có khớp với số tiền trên sao kê hay sổ phụ hay không
c. Khách hàng nợ
Thao tác thực hiện: “Nghiệp vụ → Kế toán tiền → Phiếu kế toán”, giao diện phiếu kế toán sẽ xuất hiện như hình:
Điền đầy đủ các thông tin trong phiếu. Lưu ý khi thu tiền bán hàng, đối tượng thu tiền là đối tượng “thu ngân nhà hàng”.
Kiểm tra báo cáo liên quan:
– 2.6 Bảng tổng hợp phát sinh công nợ (Báo cáo → Sổ công nợ → 2.6 Bảng tổng hợp phát sinh công nợ)
– So sánh với báo cáo bán hàng theo phương thức thanh toán trên POS, xem tổng công nợ trên POS có khớp với số công nợ hạch toán của từng khách nợ hay không
Cách 2: phần mềm dựa vào Bảng kê tổng hợp theo phương thức thanh toán của Thu ngântrên phần mềm bán hàng để tự sinh các phiếu hạch toán tương ứng
Để xử lý đồng bộ về việc thu tiền của thu tiền của thu ngân, phần mềm sẽ căn cứ vào các phương thức thanh toán thu ngân chọn khi in bill tính tiền cho khách hàng để xử lý về phiếu tương ứng. Trên POS định nghĩa bao nhiêu phương thức thanh toán, PMKT cũng sẽ cần định nghĩa bấy nhiêu phương thức thanh toán tương ứng.
Để định nghĩa phương thức thanh toán tại phần mềm kế toán, thực hiện như sau:
Danh mục → Danh mục phương thức thanh toán → Thêm mới, xuất hiện giao diện định nghĩa phương thức thanh toán như hình:
Điền đầy đủ thông tin như hình:
– Mã phương thức thanh toán: giống mã phương thức thanh toán trên POS
– Tiền tệ: mã tiền tệ dùng cho phương thức thanh toán
– Tài khoản thanh toán: tài khoản ghi nợ (nếu muốn tự sinh chứng từ theo phương thức thanh toán)
– Chứng từ mặc định: tự sinh phiếu trong chứng từ tương ứng (nếu muốn tự sinh chứng từ theo phương thức thanh toán)
– Ngân hàng mặc định: áp dụng trong trường hợp quẹt thẻ
Sau khi định nghĩa phương thức thanh toán, hàng ngày khi thực hiện đồng bộ dữ liệu bán hàng, kế toán sẽ thực hiện đồng thời cả phần thu/ công nợ theo cách sau:
POS → Nhận dữ liệu từ POS, sẽ xuất hiện giao diện:
Khi đồng bộ về phần thu công nợ, phần mềm sẽ tự động sinh ra các phiếu thu tiền mặt, tiền quẹt thẻ, và công nợ với khách hàng (nếu có) theo định nghĩa trong phương thức thanh toán như sau:
Khi thực hiện đồng bộ thu/ công nợ về phần mềm kế toán, hàng ngày, kế toán cần kiểm tra lại xem tổng tiền, công nợ tự đồng bộ về với bảng tổng hợp theo phương thức thanh toán, xem tiền về có khớp so với báo cáo POS hay không.
Kiểm tra các báo cáo liên quan:
– Báo cáo đối chiếu thu ngân: Báo cáo → Bán hàng → Báo cáo đối chiếu thu ngân. Kiểm tra với từng ngày, số tiền thu được có khớp với tổng doanh thu ngày hay không
Lưu ý: khi trên POS có sử dụng hình thức thanh toán bằng VOUCHER (Ví dụ tổng tiền hóa đơn 1.000.000, khách thanh toán bằng voucher 200.000, còn lại 800.000 thanh toán bằng hình thức tiền mặt hoặc quẹt thẻ ngân hàng…), kế toán hàng ngày phải tổng hợp tổng tiền voucher 1 ngày là bao nhiêu, phải hạch toán số tiền voucher bằng phiếu kế toán như sau:
“Phân hệ nghiệp vụ → Kế toán tiền → Phiếu kế toán”
