Mô tả nghiệp vụ
Trong quá trình sản xuất có phát sinh các bán thành phẩm như các loại nước sốt, nước dùng được nhà hàng tự chế biến từ các nguyên liệu, sau đó dùng để chế biến ra các món ăn, hoặc điều chuyển xuống các điểm nhà hàng, bộ phận kế toán sẽ hình thành quy trình sản xuất, chế biến bán thành phẩm
Khâu sản xuất – chế biến bán thành phẩm được phân chia thành các giai đoạn sau:
– Khai báo các giai đoạn sản xuất bán thành phẩm
– Xây dựng định mức nguyên vật liệu
– Chế biến bán thành phẩm
– Hạch toán các phi phí phát sinh liên quan
– Tính giá thành
Video hướng dẫn
Hướng dẫn chi tiết
Khai báo các giai đoạn sản xuất bán thành phẩm
Bước 1: Xây dựng nhóm bán thành phẩm tương ứng với các giai đoạn
Trong quy trình chế biến có phát sinh bán thành phẩm, anh chị cần phân chia bán thành phẩm thành các giai đoạn chính xác. Mỗi giai đoạn bán thành phẩm, anh chị thực hiện tạo một nhóm hàng hóa tương ứng. Để thêm mới nhóm hàng hóa, thực hiện như sau:
“Danh mục → Danh mục nhóm hàng hóa → Thêm mới”, xuất hiện giao hiện như hình:
Điền đầy đủ thông tin như hình
Bước 2: Khai báo danh mục bán thành phẩm
Xây dựng các mã bán thành phẩm chi tiết tương ứng với từng giai đoạn. Để thêm mới mã thành phẩm, thực hiện như sau:
“Danh mục → Danh mục hàng hóa → Thêm mới”, xuất hiện giao diện như hình:
Điền thông tin đầy đủ như hình:
– Mã hàng hóa, tên hàng hóa: đặt quy cách đặt mã, tên mã cho từng loại hàng tương ứng
– Đơn vị tính: để đơn vị tính theo dõi nhập xuất tồn hàng (đồng nhất đơn vị giữa nhập, xuất, tồn)
– Loại hàng hóa:
+ Hàng hóa dịch vụ: hàng chuyển bán
+ Sản phẩm: hàng chế biến
+ Nguyên vật liệu: nguyên liệu sản xuất
+ Công cụ dụng cụ: hàng có tính chất phân bổ
– Nhóm hàng hóa: phân chia các mặt hàng có cùng tính chất cùng nhóm
Lưu ý:
– Cần phân chia mặt hàng đúng nhóm
– Khi quy định các mặt hàng chế biến có loại hàng hóa là “sản phẩm”, phần mềm sẽ tự sinh ra 1 mã thành phẩm tương ứng trong danh mục thành phẩm và thiết lập mối quan hệ giữa mã hàng hóa và mã thành phẩm tương ứng trong danh mục quan hệ công việc hàng hóa. Việc thiết lập danh mục thành phẩm và danh mục quan hệ công việc hàng hóa cho mặt hàng chế biến là một trong các điều kiện bắt buộc để tính giá thành sản phẩm.
Xây dựng định mức nguyên vật liệu
Xây dựng định mức nguyên liệu cho từng món/ sản phẩm. Nhà hàng có bao nhiêu mã hàng chế biến, tạo định mức tương ứng đầy đủ cho các món đó
Thao tác thực hiện: “Nghiệp vụ → Chi phí → Định mức Nguyên vật liệu”, giao diện định mức Nguyên vật liệu sẽ xuất hiện như Hình:
Điền đầy đủ như hình
– Mã sản phẩm: mã sản phẩm cần sản xuất ra
– Mã vật tư: nguyên liệu cần để sản xuất ra 1 đơn vị mã sản phẩm
– Số lượng: số lượng vật tư cần để sản xuất ra 1 sản phẩm tương ứng
– Ngày hiệu lực: ngày định mức nguyên vật liệu bắt đầu có hiệu lực để xuất kho
Lưu ý:
TH1: Sửa định lượng: Khi đã thêm mới định lượng cho 1 món, phát hiện ra định lượng đó có sai sót, cần sửa lại định lượng, thực hiện sửa lại trực tiếp trên định lượng của món đó
– Nếu sai về số lượng nguyên liệu: thực hiện sửa lại trực tiếp số lượng nguyên liệu tương ứng
– Nếu thiếu nguyên liệu trong định lượng, thực hiện thêm mới 1 dòng định lượng tương ứng với nguyên liệu thiếu, có ngày hiệu lực cùng ngày với ngày hiệu lực của những dòng nguyên liệu cũ.
– Nếu thừa nguyên liệu trong định lượng, thực hiện xóa dòng định lượng thừa đó đi
=> Sau khi thực hiện sửa lại định lượng, thực hiện tạo lại xuất kho định lượng của các món đã sửa
TH2: Thay đổi định lượng của món, áp dụng từ ngày hiệu lực mới
Trường hợp sau 1 thời gian hoạt động, cần thay đổi định lượng của món để phù hợp, thực hiện thêm mới định lượng của món. Trong trường hợp này, định lượng cũ của món đó áp dụng từ ngày hiệu lực trước, phải giữ nguyên, không được phép sửa, xóa (vì ảnh hưởng đến chứng từ cũ đã tạo), thêm mới định lượng mới hoàn toàn, áp dụng từ ngày hiệu lực mới. Khi đó, bắt đầu từ ngày hiệu lực mới, phần mềm sẽ thực hiện trừ theo định lượng mới.
Chế biến Bán thành phẩm
Bước 1: Xuất kho sản xuất Bán thành phẩm
Các bộ phận xác nhận lượng bán thành phẩm chế biến ra trong ngày, thực hiện xuất kho chế biến ra lượng bán thành phẩm tương ứng.
“Phân hệ nghiệp vụ → Kho → Xuất kho sản xuất Bán thành phẩm”, giao diện màn hình xuất hiện như sau:
Các thông tin cần nhập liệu:
– Tại trường sản phẩm: điền mã bán thành phẩm được chế biến trong kỳ
– Số lượng: Số lượng bán thành phẩm chế biến tương ứng, ấn Enter
– Phần mềm sẽ dựa vào định mức quy định cho 1 bán thành phẩm nhân (x) số lượng bán thành phẩm chế biến tương ứng để xuất ra lượng nguyên liệu cần để chế biến
– Bổ sung các thông tin còn thiếu như: kho, tài khoản nợ…
Bước 2: Nhập kho bán thành phẩm
Sau khi xuất kho chế biến bán thành phẩm, cần nhập kho số lượng bán thành phẩm đã chế biến được. Để thực hiện nhập kho sản phẩm đã chế biến
“Phân hệ nghiệp vụ → Kho → Nhập sản phẩm”, giao diện phần mềm xuất hiện như hình:
Điền đầy đủ thông tin:
– Kho hàng
– Mã hàng hóa: mã bán thành phẩm thu được
– Số lượng: số lượng thành phẩm thu được tương ứng
– Tài khoản có
– Mã sản phẩm: mã sản phẩm tương ứng hàng hóa (Mã này được tự lấy từ danh mục quan hệ công việc, hàng hóa)
Hạch toán các chi phí phát sinh khác
Hạch toán các chi phí khác tham gia vào quy trình tính giá thành (622,627…) như nguyên liệu phụ, nhiên liệu, lương, phân bổ công cụ dụng cụ, tài sản cố định, …
Tính giá thành bán thành phẩm
Khi đã hạch toán đầy đủ các chi phí phát sinh liên quan đến quy trình tính giá thành bán thành phẩm (621,622,627…), thực hiện tính giá thành theo đầy đủ các bước sau:
Bước 1: Tính giá vốn cho các nguyên liệu sản xuất bán thành phẩm
Để xác định giá xuất của các nguyên liệu sản xuất bán thành phẩm, thực hiện như sau:
‘Phân hệ nghiệp vụ → Kho → Tính giá vốn cuối kỳ”, xuất hiện giao diện như hình:
– Kỳ số liệu: chọn kỳ số liệu cần tính giá vốn
– Nhóm hàng hóa: chọn nhóm hàng cần tính giá vốn nếu tính giá vốn riêng cho 1 nhóm hàng
– Hàng hóa: chọn mã hàng cần tính giá vốn nếu cần tính giá vốn riêng cho 1 mã hàng
– Kho hàng: chọn kho hàng cần tính giá vốn nếu cần tính giá vốn riêng cho 1 kho hàng
– Phương pháp giá vốn: Bình quân cuối kỳ
– Phạm vi tính giá: Tính bình quân từng kho hoặc tính giá vốn toàn công ty
– Ấn đồng ý để phần mềm tính giá vốn cho toàn bộ nguyên liệu xuất sản xuất trong kỳ
Bước 2: Tập hợp và phân bổ chi phí
Thực hiện phân bổ chi phí chung (622,627) chưa có thông tin sản phẩm tạo thành tương ứng theo tỷ lệ (chi phí nguyên liệu chính, doanh thu…). Để tập hợp và phân bô chi phí chung, thực hiện như sau:
“Phân hệ nghiệp vụ → Chi phí → TH & Phân bổ chi phí”, xuất hiện giao diện như sau:
– Bước 1: Kích chọn kỳ số liệu cần tập hợp và phân bổ chi phí
– Bước 2: Kích chọn lấy số liệu, phần mềm tự liệt kê ra các chi phí liên quan đến quy trình tính giá thành
– Bước 3: Khai báo tiêu thức phân bổ cho từng dòng chi phí tương ứng
+ Với các phần chi phí đã xác định được sản phẩm sản xuất, chọn tiêu thức kết chuyển
+ Với các phần chi phí chưa xác định được sản phẩm sản xuất, chọn tiêu thức phân bổ
– Bước 4: Kích chọn phân bổ tất cả để phần mềm tự động kết chuyển và phân bổ chi phí chung theo tiêu thức phân bổ đã chọn
– Bước 5: Kích vào xem kết quả để kiểm tra lại kết quả đã phân bổ. Xuất hiện giao diện như hình:
Sau khi phân bổ, cần lưu ý kiểm tra lại kết quả phân bổ như sau:
– Tổng số tiền sau phân bổ bằng tổng số tiền trước phân bổ
– Tất cả các chi phí phát sinh trong quá trình tính giá thành phải xác định được sản phẩm sản xuất tương ứng
– Sau khi phân bổ, phần mềm sẽ tự động hạch toán bút toán tự động sang tài khoản đích đã khai báo: nợ tài khoản đích, có tài khoản chi phí
Bước 3: Tính giá thành cho bán thành phẩm
Khi đã xác định được toàn bộ các chi phí phát sinh trong kỳ cho từng sản phẩm (621, 622, 627…), thực hiện tính giá thành cho từng sản phẩm trong kỳ.
Để thực hiện tính giá thành cho các sản phẩm sản xuất, thực hiện như sau:
“Phân hệ nghiệp vụ → Kho → Tính giá vốn cuối kỳ”, xuất hiện giao diện màn hình như sau:
– Kỳ số liệu: chọn kỳ sổ liệu để tính giá thành
– Nhóm hàng hóa: chọn nhóm bán thành phẩm để tính giá thành cho nhóm bán thành phẩm đó
– Kích chọn áp giá thành để phần mềm áp giá cho các sản phẩm thuộc nhóm bán thành phẩm vào phiếu nhập sản phẩm, đồng thời tính giá vốn cho các sản phẩm đó
Lưu ý:
– Với quy trình tính giá thành bán thành phẩm nhiều cấp, thực hiện lại 2 bước: bước 2 và bước 3 trong quy trình tính giá thành sản phẩm. Thực hiện tính giá thành lần lượt cho các cấp bán thành phẩm đã phân chia trong nhóm hàng hóa.
– Quy trình tính giá thành sẽ xác định giá thành lần lượt cho nguyên liệu → Bán thành phẩm cấp 1 → Bán thành phẩm cấp 2 → …. → Bán thành phẩm cấp n → Thành phẩm bán. Vì thế khi phân cấp bán thành phẩm trong quá trình tạo mã hàng, cần phân nhóm chính xác cho tất cả nhóm hàng hóa.
Kiểm tra báo cáo liên quan:
– Báo cáo giá thành sản phẩm: Báo cáo → Chi phí và giá thành → Báo cáo giá thành sản phẩm