Nhân viên lễ tân/quản lý có thể theo dõi đơn/xử lý đơn/tạo đơn đặt bàn trên cả trang CMS booking và App tiếp đón.

A. Thao tác xác nhân đơn/chuyển trạng thái đơn đặt bàn:

1. Trên trang CMS iPOS Booking :

– Bước 1: Lễ tân cần đăng nhập vào trang CMS iPOS Booking → Chọn Theo dõi đơn đặt bàn→ Chọn Màn xác nhận để xử lý các đơn đặt hàng thành công của khách hàng.

– Bước 2: Chọn vào đơn đặt bàn bàn → Hệ thống đã tự động xếp bàn cho khách dựa theo số lượng người. Tại đây nhân viên có thể thay đổi trạng thái đơn,thông tin của đơn đặt bàn dựa theo nhu cầu của khách khi gọi điện confirm với họ. Sau đó chọn Cập nhật để lưu lại những thay đổi mà bạn đã chọn.

– Bước 3: Khi đã chuyển trạng thái đơn sang trạng thái Đã xác nhận/Đã hủy/Khách không đến/Đã hoàn thành →  đơn đặt bàn sẽ được chuyển vào màn Tất cả đơn. Trước giờ khách đến 1h, đơn đặt bàn đã xác nhận sẽ được chuyển vào màn Sắp đến, như vậy lễ tân có thể tiện theo dõi và xử lý đối với đơn hàng Chờ xác nhận và các đơn khách sắp đến để chuẩn bị tiếp đón.

2. Trên App tiếp đón :

– Bước 1 : Lễ tân cần đăng nhập app iPOS Booking trên điện thoại.

– Bước 2:  Khi có đơn đặt bàn mới hệ thống sẽ push notify về điện thoại + Hiển thị đơn chờ xác nhận tại màn Tiếp đón trên App.

– Bước 3: Chọn action gọi điện thoại cho khách để xác nhận đơn và chuyển trạng thái đơn đặt bàn.

 

B. Theo dõi và tạo mới đơn đặt bàn:

1. Theo dõi + tạo mới đơn đặt bàn trên trang CMS iPOS Booking

a. Theo dõi đơn hàng trên CMS

– Tại CMS chúng tôi xây dựng 2 giao diện theo dõi đơn đặt bàn : Theo dõi theo dạng thời gian hoặc theo dõi theo sơ đồ.

b. Tạo đơn đặt bàn trên CMS:

– Tạo đơn đặt bàn: Để đặt bàn cho khách hàng trong trường hợp khách đến tận nhà hàng đặt, gọi điện để đặt bàn hay khách vãng lai đến sử dụng dịch vụ, nhân viên lễ tân sử dụng tính năng tạo đơn đặt bàn. Để tạo đơn đặt bàn chọn Theo dõi đơn đặt bàn → Thêm đặt bàn

+ Điền thông tin khách hàng như số điện thoại, tên khách hàng (Với trường hợp khách vãng lai thì bỏ trống thông tin).

+ Trạng thái đơn : Đối với đơn do lễ tân tạo các đơn có thông tin khách hàng luôn là trạng thái Đã xác nhận còn đơn không có thông tin khách hàng được ngầm hiểu là khách vãng lại là trạng thái Đã nhận bàn.

+ Điền các thông tin : ngày giờ đặt, số người, ghi chú của khách → Chọn bàn đặt cho khách

+ Chọn lưu đặt bàn →  Bạn đã tạo đơn đặt bàn thành công.

 

– Tính năng tạo nhanh: Áp dụng đối với mô hình chuỗi, trong trường hợp nhà hàng hết bàn tổng đài viên có thể sử dụng tính năng đặt nhanh để chuyển thông tin đặt bàn của khách hàng sang chi nhánh khác. Hệ thống sẽ dựa vào vị trí của nhà hàng hiện tại để hiển thị khoảng cách từ nhà hàng bạn đến các nhà hàng khác.  Đây là một tiện ích đem lại trải nghiệm hoàn hảo cho khách hàng.

2. Theo dõi + tạo mới đơn đặt bàn trên App :

a. Theo dõi đơn đặt bàn trên App

– Booking đã xây dựng một ứng dụng tiếp đón linh hoạt, giúp ích cho bạn trong việc vận hành theo dõi đơn đặt bàn và tiếp đón khách. Dựa vào trạng thái đơn mà các đơn đặt bàn hiển thị hay biến mất tại màn tiếp đón, đơn hiển thị tại mục tiếp đón để nhắc nhở nhân viên chuẩn bị tiếp đón khách hay xếp các đơn lên mục theo dõi để có thể thao tác chuyển đổi các trạng thái đơn tiếp theo một cách nhanh chóng.

+ Sau khi chuyển trạng thái đã xác nhận đơn/hủy đơn sẽ biến mất tại màn tiếp đón mục theo dõi đơn. Bạn có thể xem lại đơn đó tại màn Danh sách đơn

+ Trước giờ khách đến 1h, những đơn đặt bàn đó sẽ hiển thị lại tại màn tiếp đón tại mục Sắp đến và thông báo bạn có bao nhiêu đơn chuẩn bị tiếp đón

b. Tạo đơn đặt bàn trên App:

+ Chọn nút cộng ở thanh công cụ để tạo đơn đặt bàn mới.

+ Chọn loại đặt bàn online hay đặt bàn cho khách vãng lai

+ Điền thông tin theo 2 loại bàn đặt → Kiểm tra để hệ thống check xem có bàn phù hợp với yêu cầu của khách không.

+ Chọn bàn cho khách → Đặt bàn

C. Bảng kê đơn đặt bàn :

Nhân viên có thể xem danh sách đơn đặt bàn của nhà hàng theo khoảng thời gian mà bạn mong muốn. Booking thiết kế việc xem danh sách đơn đặt bàn trên trang CMS hay trên App dựa vào mục đích xem. Ngoài ra, booking còn xây dựng thêm tính năng tìm kiếm đơn đặt bàn trên cả CMS và App.

– Trên trang CMS, phục vụ việc xem bảng kê đơn đặt bàn phục vụ cho việc làm báo cáo thống kê của Quản lý. Tại đây booking có tác vụ xuất file và in để giúp ích cho nhu cầu của bạn.

– Tại App tiếp đón, phục vụ cho việc xem trước danh sách đơn đặt bàn của những ngày tiếp theo để lễ tân có thể sắp xếp công việc một cách tốt nhất.  Ngoài danh sách đơn, với mỗi khung giờ phục vụ, booking có những thông tin giúp ích như sau:

+ Số lượng bàn đặt trên Tổng số bàn của nhà hàng : giúp lễ tân đánh giá được khối lượng công việc trong khung giờ phục vụ đó. Ngoài ra khi lễ tân chọn vào biểu tượng bàn → hiển thị sơ đồ bàn, những bàn nào đã có khách đặt/ bàn nào trống sẽ hiển thị tại đó ( Có thể dựa vào đó để nhắc nhở bộ phận phục vụ dọn dẹp trước những bàn có khách đặt … )

+ Số lượng khách cần phục vụ/ Sức chứa ( số ghế) tối đa của nhà hàng : trong trường hợp có đoàn khách đông ( công ty, liên hoan …) cần đặt bàn, con số này giúp bạn đánh giá được sức chứa còn lại của nhà hàng một cách nhanh nhất để xử lý đơn đặt bàn cho khách.

+ Tổng số đơn đặt bàn : Trong khung giờ đó lễ tân biết được mình có bao nhiêu đơn đặt bàn cần tiếp đón.

D. In phiếu đặt bàn:

Quản lý nhà hàng hay Bộ phận lễ tân, có thể thiết kế mẫu phiếu đặt bàn và tùy chọn kích thước in của chúng một cách tùy biến ngay trên sản phẩm iPOS Booking.

Bước 1 : Vào trang CMS Booking → In phiếu đặt bàn.

Bước 2 : Thiết kế mẫu phiếu : Bạn có thể thiết kế mẫu phiếu mới tại nút Thêm mới hoặc sử dụng mẫu phiếu in mặc định của hệ thống.

+ Cấu hình các thông số tại phần nội dung phía bên tay phải : Chọn kích cỡ in + thêm ảnh nền

+ Nhấn chuột phải → Chọn Thêm để thêm khung nội dung ( Bạn có thể thêm số lượng khung mới không giới hạn ) → Cấu hình nội dung khung và style tại cột bên phải màn hình

* Nội dung khung : Thêm nội dung và các # thông tin mặc định ( thông tin bàn đặt + lời chúc + yêu cầu của khách…) của đơn đặt bàn, chỉnh sửa phông chữ, loại chữ kích thước đậm nhạt..

* Style khung : Chỉnh sửa kích thước, bo góc, độ đậm nhạt, thêm nền khung…

 

Bước 3: Chọn lưu mẫu phiếu vừa tạo → Lưu standee

– Điền tên cho mẫu phiếu mà bạn vừa tạo

– Tệp mới : Áp dụng trong trường hợp bạn sửa hoặc thêm thông tin cho mẫu phiếu cũ, nếu bạn muốn lưu mẫu vừa sửa thành 1 mẫu mới và giữ nguyên mẫu cũ → Tệp mới

– Yêu thích : Thêm mục yêu thích để đánh dấu các mẫu in bạn hay sử dụng

– Danh mục : booking đã định nghĩa sẵn các danh mục để phân loại mẫu in : Sinh nhật , Gia Đình và Danh mục khác. Tùy vào mục đích mà phân loại các mẫu in dựa vào các danh mục tương ứng.

 

E. Danh sách khách hàng:

Toàn bộ thông tin khách hàng qua các kênh mở rộng hoặc qua hotline sẽ được hệ thống lưu lại. iPOS Booking giúp ghi nhớ thông tin khách hàng, sở thích sở ghét của họ, ngày sinh nhật/ ngày kỉ niệm và toàn bộ lịch sử đặt bàn của họ. Nhờ đó, việc đạt được sự hài lòng của khách hàng chưa bao giờ dễ đến thế. Các tính năng của phần danh sách khách hàng :

– Thêm/ Sửa thông tin khách hàng

–  Tìm kiếm khách hàng

– Thêm sở thích/ sở ghét/ link facebook + zalo/ hình ảnh/ email/ loại khách hàng…